RODO w gabinecie kosmetycznym
Karta zabiegowa z pytaniami o choroby, ciążę i leki, zdjęcia efektów, rezerwacje przez aplikację – w gabinecie kosmetycznym danych o zdrowiu jest więcej, niż się wydaje. Pomogę to uporządkować bez zbędnej papierologii.
Na co zwracam uwagę w gabinecie kosmetycznym
Karty zabiegowe i wywiad
Pytania o przeciwwskazania (choroby, ciąża, leki, alergie) to dane o zdrowiu. Trzeba je przechowywać bezpiecznie i zbierać tylko te, które są potrzebne do zabiegu.
Zdjęcia „przed i po”
Zdjęcie do dokumentacji efektów to jedno, a publikacja na Instagramie – drugie. Do publikacji potrzebna jest osobna, dobrowolna zgoda klientki.
Aplikacje rezerwacyjne
Booksy, Versum i podobne systemy przetwarzają dane klientów. Warto sprawdzić umowy, ustawienia i to, kto z personelu ma dostęp do historii wizyt.
SMS-y i marketing
Przypomnienie o wizycie to co innego niż promocja. Na wysyłkę ofert SMS-em lub mailem potrzebna jest zgoda zgodna z Prawem komunikacji elektronicznej.
Monitoring w salonie
Kamera w recepcji jest dopuszczalna, ale w gabinecie zabiegowym i przebieralni – nie. Monitoring trzeba oznakować i określić czas przechowywania nagrań.
Zabiegi medycyny estetycznej
Przy zabiegach wykonywanych przez lekarza dochodzą przepisy o dokumentacji medycznej i prawach pacjenta – zupełnie inne niż w zwykłym salonie.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Karta zabiegowa zawiera tylko potrzebne pytania o zdrowie
- Zgoda na publikację zdjęć jest osobna i można ją wycofać
- Masz umowę powierzenia z aplikacją rezerwacyjną
- Promocje wysyłasz tylko osobom, które się na to zgodziły
- Monitoring nie obejmuje gabinetów zabiegowych
- Karty klientów są zamykane, a nie leżą na recepcji
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Prawo komunikacji elektronicznej – art. 398
- Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych – art. 81 (wizerunek)
- Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (zabiegi medycyny estetycznej)
- Kodeks pracy – art. 22² (monitoring)
Najczęstsze pytania
Czy kosmetyczka może pytać klientkę o choroby?
Tak, jeśli pytania są potrzebne do bezpiecznego wykonania zabiegu, np. o przeciwwskazania. To dane o zdrowiu, więc trzeba poinformować klientkę o ich przetwarzaniu, zbierać tylko niezbędne informacje i dobrze je zabezpieczyć.
Czy mogę publikować zdjęcia efektów zabiegów w social mediach?
Tylko za wyraźną zgodą klientki. Zgoda powinna być osobna (nie ukryta w regulaminie), określać, gdzie zdjęcia będą publikowane, i być możliwa do wycofania. Po wycofaniu zgody trzeba usunąć zdjęcia z profilu.
Czy mogę wysyłać klientkom SMS-y z promocjami?
Tylko osobom, które wyraziły na to zgodę. Od listopada 2024 r. zasady marketingu SMS i e-mail reguluje art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Przypomnienia o umówionej wizycie to inna sytuacja i nie wymagają zgody marketingowej.
Jak długo przechowywać karty zabiegowe?
Przepisy nie określają jednego terminu dla salonów kosmetycznych. Okres warto ustalić, biorąc pod uwagę m.in. możliwe roszczenia klientów, wpisać go do dokumentacji i konsekwentnie usuwać stare karty.
Ile kosztuje przegląd RODO w salonie kosmetycznym?
Cena zależy od wielkości salonu i zakresu usług (np. czy wykonujecie zabiegi medycyny estetycznej). Napisz kilka słów o swoim gabinecie, a przygotuję wycenę.
Marta Kowalczyk
Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2019 roku. W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty i szkolenia oraz obsługiwałam naruszenia ochrony danych osobowych. Pracuję w Gdańsku i Trójmieście.
Więcej o mnie- ✓ Studia podyplomowe: Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Cyberbezpieczeństwo (Akademia Marynarki Wojennej)
- ✓ Audytor wewnętrzny ISO/IEC 27001
- ✓ Kryminologia (UG) i Bezpieczeństwo wewnętrzne (UWM)
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com